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Vergleichen Sie DMS-Systeme anhand Ihrer Suchkriterien

Finden Sie aus 359 Anbietern die 7 DMS-Systeme, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen

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Mit dem DMS-Kompass haben wir schnell die Spreu vom Weizen getrennt und konnten uns direkt mit interessanten Softwarelieferanten beschäftigen.

Thomas Gering - Dometic WAECO GmbH
Trotz der Größe des Projekts ist es dem DMS-Kompass gelungen, drei absolut passende Softwareliefereanten zu finden.

CStefan Pott - KPO Schrauben und Normteile GmbH
Ich war positiv überrascht, wie schnell der DMS-Kompass uns eine Auswahl passender Software-Lieferanten zur Verfügung gestellt hat.

Klaus Bonk - Trevira GmbH

Häufig gestellte Fragen

Kann der DMS-Kompass kostenlos genutzt werden?

Ja. Die Kosten werden gemeinsam von den DMS-Anbietern unserer Datenbank getragen. Wir bleiben völlig unabhängig in unserer Auswahlberatung.

Wie groß ist die Auswahl?

Maximal 7 DMS-Lösungen. Da Sie Ihr Auswahlverfahren beschleunigen möchten haben Sie nichts davon, wenn wir 100 Anbieter für Sie finden.

Kann ich mehr Auswahlkriterien angeben?

Ja. Nachdem Sie Ihrer Branche und Unternehmensgröße eingetragen haben, können Sie im Feld "zusätzliche Auswahlkriterien" ergänzende Informationen hinzufügen. Diese werden wir bei der Auswahl so gut wie möglich berücksichtigen.

Kann der DMS-Kompass unverbindlich genutzt werden?

Ja. Das Einzige was wir tun, ist herauszufinden, welche Systeme am besten zu Ihrem Unternehmen passen, und das ohne weitere Verpflichtungen für Sie.

Ist der DMS-Kompass wirklich unabhängig?

Ja. Wir sind völlig unabhängig und an keinen Anbieter gebunden.

Für wen haben wir den DMS-Kompass entworfen?

Der DMS-Kompass wurde für Unternehmen entworfen, die ein DMS-System suchen. Für Studenten oder Privatpersonen sind diese Informationen leider nicht geeignet.

Wer steckt hinter dem DMS-Kompass?

Das Unternehmen hinter dem DMS-Kompass ist Software Kompasss. Als unabhängiges Informationszentrum haben wir über 10 Jahre Erfahrung in der Auswahlberatung. Dadurch sind wir in der Lage für praktisch jede Branche, Unternehmensgröße und Komplexität der Geschäftstätigkeiten eine gute Vorauswahl treffen zu können.

Werden meine Daten vertraulich behandelt?

Ja. Ihre Daten werden nur für die DMS-Auswahl genutzt. Wir geben Ihre Daten niemals ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter.

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  1. Speichern und Archivieren

    Viele Unternehmen nutzen ein DMS-System für die Archivierung Ihrer Dokumente, wie E-Mails, Word- und PDF-Dateien, die alle in einer zentralen Datenbank erfasst werden. Auf diese Weise können Sie darauf vertrauen, dass Ihre Daten sicher gespeichert sind und dass Sie alles schnell und leicht wiederfinden können.

    Funktionsbereiche für die Speicherung und Archivierung

    • E-Mail-Archivierung
    • Archivieren einzelner Dokumente
    • Automatische Dateikonvertierung
    • Dateien löschen
    • TIFF (Tagged Image File Format)

  2. Dokumentenerfassung

    Wenn Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren möchten, dann benötigen Sie Funktionen für das Scannen von Dokumenten. So bringt die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) die Texte aus Ihren gescannten Dokumenten in eine für Computer lesbare Form. Auch die Möglichkeiten, gescannte Dokumente zu optimieren sind hilfreich.

    Funktionen für die Dokumentenerfassung

    • Texterkennung mittels OCR-Technologie
    • VirtualReScan (VRS)
    • Batcherfassung
    • Barcode-Erkennung

  3. Erweiterte Suchfunktion

    Jeden Tag kostet es Ihre Mitarbeiter viel Zeit, die richtigen Dokumente wiederzufinden. Zum Glück verfügen alle DMS-Systeme über eine Suchfunktion mit der Sie Dokumente wiederfinden können. Es gibt jedoch Unterschiede, wie ausgereift diese Suchfunktionen sind.

    • Zum Beispiel
    • Volltextsuche
    • Phonetische Suche
    • Boolesche Suchoperatoren (UND, NICHT, ODER)

  4. Zusammenarbeit

    Wenn Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern verbessern möchten, dann stehen Ihnen viele DMS-Funktionen zur Verfügung die Ihnen dabei helfen können. Mit dem Ein- und Auschecken sind Dateien, solange sie geöffnet sind, gesperrt.

    Es gibt noch viele andere Funktionen, die die Zusammenarbeit verbessern können, wie

    • Dokumentzusammenführung
    • Masterdateien erstellen
    • Projektgruppen erstellen
    • Ein- und Auschecken
    • Gruppennachrichten

  5. Qualitätsmanagement

    Qualitätsmanagement umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, die zu einer konstanten Dienstleistungsqualität führen, wodurch die Leistungsanforderung des Kunden immer erfüllt und die Qualität kontinuierlich verbessert wird. Ein DMS-System kontrolliert und steuert den Informationsfluss und kann somit auch eine entscheidende Rolle im Qualitätsmanagement spielen.

    Wie genehmigen Sie Dokumente und wie registrieren Sie Änderungen darin? Wie aktualisieren Sie Dokumente und beurteilen Sie Veränderungen? Wie gewährleisten Sie die Verfügbarkeit von Dokumenten? Bei all diesen Fragen kann ein gutes DMS-System Ihnen helfen.

    Einige Funktionen, die Sie beim Qualitätsmanagement unterstützen.

    • Prüffunktion
    • Digitale Signatur
    • Dokumentverfolgung
    • Dokumente genehmigen

  6. Workflow-Management

    Mit Workflows legen Sie fest, wie sich Informationsflüsse durch Ihr Unternehmen bewegen sollen. Das Einstellen der entsprechenden Workflows ist darum auch ein wichtiger Schritt im Qualitätsmanagement.

    • Mögliche Workflow-Optionen
    • Standard-Workflows
    • Workflows selber erstellen
    • Workflow-Sequenzen
    • Workflows abbilden
    • Meldungen bei einzelnen Schritten

  7. Sicherheit und Rechte

    Mit dem DMS-System können Sie kontrollieren, wer auf welche Daten zugreifen darf. Durch die "Rechte- und Benutzerverwaltung" verhindern Sie, dass unbefugte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Auch verhindert eine automatische Virenprüfung, dass schädliche Dateien geöffnet werden.

    Weitere Funktionen, die Ihnen bei der Datensicherheit helfen

    • Rechtevergabe
    • Automatische Virenprüfung
    • VPN (Virtuelles privates Netzwerk)
    • Dokumentenverschlüsselung
    • Elektronische Signaturen

  8. Versionierung

    Mit der Versionsverwaltung ist schnell ersichtlich, wann welcher Mitarbeiter ein Dokument geändert hat. Eine solche Anpassung kann leicht rückgängig gemacht und das ursprüngliche Dokument wiederhergestellt werden. Mit der Versionierung ist es daher nicht notwendig, verschiedene (teilweise veraltete) Versionen eines Dokumentes separat zu archivieren. Und es ist immer sofort klar, welche die aktuell gültige Fassung eines Dokuments ist.

    Funktionen für die Versionierung

    • Alte Versionen speichern
    • Versionen vergleichen
    • Vermerke bei der Versionsverfolgung
    • Den Verfasser einer Version registrieren
    • Versionen wiederherstellen

  9. Gesetzgebung

    Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem DMS-System, das ihnen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften helfen kann. Einige dieser Richtlinien sind verbindlich. Wenn Ihr Dokumentenmanagement diesen rechtlichen Anforderungen nicht gerecht wird, dann riskieren Sie Geldbußen oder sogar Sanktionen.

    Einige Unternehmen haben den Gesetzeskatalog freiwillig noch mit zusätzlichen, unverbindlichen Richtlinien erweitert, um zum Beispiel eine ISO-Zertifizierung als Gütesiegel für ihr Unternehmen zu erhalten, was wiederum etwas über die Qualität ihrer Dienstleistungen aussagt. Je nach Zertifikat wird damit angezeigt, wie sie zum Beispiel mit der Datensicherheit und dem Risikomanagement umgehen.

    Spezialisierte Anbieter können eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung der folgenden Richtlinien spielen.

    • GoBS – Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
    • GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
    • UStG - Umsatzsteuergesetz
    • ISO 9000/9001 – Qualitätsnorm
    • ISO 27001 – Informationssicherheit
    • ISO 31000 - Risikomanagement

  10. Sonstige

    Die 9 wichtigsten Kategorien enthalten die DMS-Anwendungen die am häufigsten vorkommen. Dennoch gibt es Anwendungen, die nicht in eine dieser Kategorien fallen, z. B. die Fakturierungsmöglichkeiten und Funktionen für das Output-Management (Print-Management).

    Suchen Sie eine Funktion die wir noch nicht beschrieben haben, dann würden wir uns freuen, wenn Sie diese im nachfolgenden Feld aufführen. Wir bemühen uns, alle Wünsche so gut wie möglich bei der Auswahl für DMS-Systeme zu berücksichtigen.